Doanh nghiệp nên biết những gì khi thiết kế web

Cho đến nay, số người sử dụng Internet đã lên đến con số hang trăm triệu người, và bất cứ một doanh nghiệp nào dường như cũng cần phải có một website riêng. Tuy nhiên, hầu hết những người cần làm kinh doanh rất ít người hiểu biết được một website là gì và cần phải làm những gì để website phát triển ...

1. Một số khái niệm kỹ thuật liên quan đến website.

Website là gì ? Những phần thiết yếu của một website ?

Website là một “show-room” trên mạng Internet, nơi trưng bầy và giới thiệu thông tin, hình ảnh về doanh nghiệp và sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp (hay giới thiệu bất cứ thông tin gì) khách hàng có thể truy cập ở bất kỳ nơi đâu, bất cứ lúc nào.

Website là tập hợp nhiều web page. Nếu nói “Doanh nghiệp tôi muốn xây dựng trang web” là không chính xác về từ ngữ, mà phải nói là “Doanh nghiệp tôi muốn xây dựng website”.

Để một website hoạt động được cần phải có 3 yếu tố cơ bản:

a.  Cấn phải có tên miền (domain).

b.  Nơi lưu trữ website (hosting).

c.  Nội dung website phong phú và được cập nhật thương xuyên.

Nội dung các trang web hoặc cơ sở dữ liệu thông tin

Một số thuật ngữ cũng như khía cạnh kỹ thuật cơ bản dễ hiểu nhất cho doanh nhân.

Tên miền (domain): Tên miền chính là địa chỉ website, tên miền này là địa chỉ duy nhất trên internet. Website bắt buộc phải có tên miền, có hai loại tên miền.

Tên miền quốc tế là tên miền có đuôi .com .net .org .biz ... Ví dụ như www. , www.vinaheadhunter.com …

Tên miền Việt Nam có đuôi quốc tế thêm đằng sau .vn như www.vinadesign.vn , www.vinadesign.com.vn …

Lưu trữ website: Dữ liệu thông tin của website phải được lưu trữ trên một máy tính (máy chủ - server) luôn hoạt động và kết nối với mạng Internet. Một server có thể lưu trữ nhiều website, nếu server này bị sự cố chẳng hạn tắt trong một thời điểm nào đó thì không ai có thể truy cập được những website lưu trữ trên server tại thời điểm bị sự cố.

Tùy theo nhu cầu mà doanh nghiệp có thể thuê host với dung lượng thích hợp.

Dung lượng host: Là nơi để lưu cơ sở trữ dữ liệu của website (hình ảnh, thông tin …) thường được đo bằng MB.

Băng thông hay dung lượng truyền: Là tổng số MB dữ liệu truyền (download, upload) qua máy chủ nơi đặt website trong một tháng.

Doanh nghiệp có thể ước tính được dung lượng này theo công thức sau:

(Số lượng truy cập trong tháng) x (số trang bình quân mỗi người xem) x (đỗ lớn bình quân của mỗi trang web)/1.000.000.

Ví dụ: Ước tính website của doanh nghiệp có 10.000 lượt xem trong một tháng, mỗi người sẽ xem bình quân 10trang, mỗi trang quân bình có dung lượng 100kb, vậy doanh nghiệp cần host có dung lượng đường truyền là (10.000 x 10 x 100)/1.000.000 = 10gb/tháng.

2. Các mô hình website điển hình

a.  Cửa hàng, siêu thị điện tử: Nổi tiếng nhất ở dạng này là website www.amazon.com bán lẻ sách báo, CD, ứng dụng phần mềm, đồ chơi … qua internet. Mô hình này hoạt động tương tự một siêu thị hay của hàng truyển thống, cho phép người mua chọn lựa hàng hóa, thay đổi số lượng món hàng, tính tiền thanh toán và nhận hàng.

b.  Đấu giá trực tuyến (online aution):Không thể không nói đến www.ebay.com mô phỏng quy trình bán đấu giá vật dụng, tức là người bán đưa ra giá sàn (giá thấp nhất ban đầu), sau đó người mua lần lượt trả cao hơn. Đến thời điểm nhất định ai trả cao hơn sẽ là người có quyền mua món hàng.

c.  Sàn giao dịch B2B: www.alibaba.comlà một sàn giao dịch điển hình, nơi các doanh nghiệp tham gia giới thiệu về mình, đăng tải yêu cầu mua, bán, tìm đối tác. Sàn giao dịch này không phục vụ bán lẻ và thanh toán qua mạng vì không cần thiết.

d.  Cổng thông tin portal: Giống nhưdanh bạ điện thoại liệt kê thông tin liên lạc của các công ty theo ngành nghề. Như www.dir.yahoo.com

e.  Mô hình giá động (dynamic pricingmodels) với những website này người mua có thể trả giá theo ý mình (tùy người bán có đồng ý bán hay không). Đặc điểm của ngành du lịch (hàng không, khách sạn, vận chuyển cộng đồng ...).

f.  Websitethông tin phục vụ việc quảng bá, quảng bá: ví dụ như www.vnexpress.net www.dantri.com.vn nơi trưng bầy nhiều thông tin thời sự, du lịch, giải trí, văn hóa… thu hút nhiều đối tượng người xem, từ đó có doanh thu từ những đối tượng có nhu cầu đăng quảng cáo (logo, banner).

g.  Website giới thiệu thông tin củadoanh nghiệp: Chỉ để giới thiệu thông tin về doanh nghiệp, dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp và cho phép người xem liên lạc với doanh nghiệp qua website này.

3. Một số lưu ý và những lỗi quan trọng doanh nghiệp thường mắc phải khi xây dựng website.

Để xây dựng website cho mình, doanh nghiệp nên tham khảo một số những lưu ý sau:

1.  Xác định mục đích của việc thiết kế website, đối tượng người xem.

2.  Xác định sơ bộ cách thức hoạt động của website, các chức năng chính và các phần nội dung cần có.

3.  Tham khảo một số website tương tự để lấy ý tưởng, học hỏi, so sánh điểm mạnh, điểm yếu của chúng.

4.  Mua tên miền (domain): Cần mua tên miền sớm để tránh trường hợp bị người khác mua mất, tên miền không nên quá dài hay có gạch nối (-)

Chuẩn bị thông tin, hình ảnh…để đăng tải.Những lỗi quan trọng thường mắc phải

Mặc dù nội dung là chìa khóa thiết yếu cho một website thương mại thành công và hiệu quả, nhưng doanh nghiệp cũng không thể bỏ qua phong cách trình bầy và hình thức thể hiện những nội dung đó.

1.  Quá nhiều hình ảnh động, đồ họa phức tạp và lòe loẹt. Trong khi phần lớn các nhà thiết kế hiểu rằng người sử dụng website mong muốn đi thẳng vào nội dung, thì một số người vẫn làm theo cách bảo thủ là để bạn chờ đợi vài trang đồ họa giới thiệu và dường như cố tình không biết rằng bạn sẽ cảm thấy khó chịu với kiểu chào đón khách hàng như vậy. Các cuộc nghiên cứu cho thấy mặc dù các hình ảnh này gây được sự chú ý nhất định thì tác động chính của chúng vẫn sẽ là đẩy người xem ra khỏi trang web này để đến với những trang webs khác đơn giản hơn. Và kết quả thực tế cho thấy những website nổi tiếng luôn theo các thể hiện đơn giản, khoa học.

2.  Quảng cáo đập ngay vào mắt. Trong khi các quảng cáo pop-up luôn làm người xem khó chịu thì đương nhiên những quảng cáo toàn màn hình (full-screen) dai dẳng cũng không thể chấp nhận được, phần lớn họ sẽ rời trang web của bạn thay vì ngồi đợi để quảng cáo tự động biến mất ngay sau đó.

3.  Những "ác mộng" trong điều hướng duyệt web. Nếu người dùng web của bạn không thể đến được những nơi họ mong muốn trong một hoặc hai lần nhấp chuột thì sẽ gây phiền phức, mất thời gian và có nguy cơ họ bỏ đi. Bên cạnh đó trong điều hướng duyệt web lại có quá nhiều sự lựa chọn, trang không có thông tin ...

Tràn ngập thông tin và hình ảnh. Nội dung website của bạn có thể được đánh giá là "trên cả tuyệt vời", nhưng nếu chúng chìm nghỉm trong một biển từ ngữ hay hình ảnh, sự vui nhộn quá mức thì đó cũng là một nguy cơ khiến mọi người bỏ đi.

4. Những yếu tố tạo nên tính hiệu quả cho website.

Nhiều doanh nghiệp than phiền rằng website của họ không mang lại hiệu quả cho việc kinh doanh. Đây là một thực trạng chung cho các doanh nghiệp Việt Nam. Nguyên nhân cũng rất đơn giản và hiển nhiên như sau: website xây xong thì “bị bỏ quên”, không chú trọng marketing cho website.

Nếu doanh nghiệp sản xuất ra một sản phẩm mới mà không có một hoạt động marketing nào để quảng bá sản phẩm đó thì liệu thị trường có biết đến sản phẩm đó không ? Vì thế, sau khi có website, doanh nghiệp phải chú trọng marketing cho website của mình bằng nhiều hình thức, marketing trên mạng (đặt banner quảng cáo; email giới thiệu dịch vụ, sản phẩm …) và markerting truyền thống (như in địa chỉ website lên danh thiếp, các mẫu quảng cáo, bao bì, tài liệu giao dịch của doanh nghiệp ...)

Nội dung website nghèo nàn, không cập nhật, thiết kế không chuyên nghiệp, chức năng không tiện lợi.

Nếu làm tốt marketing có nhiều người truy cập nhưng phần nội dung, hình thức chức năng website nghèo nàn không chuyên nghiệp thì khó làm cho người ta quay lại lần hai.

Để website mang lại hiệu quả có 4 yếu tố cơ bản cần phải thỏa mãn: Chất lượng website, marketing website, chất lượng dịch vụ hỗ trợ và tính hấp dẫn người xem.

Chất lượng website:

Là yếu tố chính để giữ chân và tạo ấn tượng tốt cho người xem điều này được đánh giá thông qua các yếu tố: Trình bầy thiết kế, bố cục trang nhã, rõ ràng, đơn giản không bề bộn, không có quá nhiều thông tin trên một trang ...

1.  Thông tin: Thông tin phải chính xác, đầy đủ, súc tích, được cập nhật thường xuyên và hữu dụng cho người xem.

2.  Tốc độ hiển thị: Tốc độ hiện thịtrang web phải nhanh nếu không người xem sẽ chán và bỏ qua, đặc biệt ở Việt Nam tốc độ truy cập Internet nhiều nơi vẫn qua đường dial up rất chậm.

3.  Các chức năng tiện ích phục vụ người xem như form thông tin phản hồi liên hệ, tìm kiếm chọn hàng, đặt hàng … tránh mất thời gian gây phiền phức cho người xem.

Marketing website

Đây là khâu quan trọng nhất để thu hút người vào xem website (chủ yếu là lần đầu). Nếu không marketing thì gần như không ai biết đến địa chỉ website này từ đó dẫn đến hàng năm chỉ có một số lượng rất ít người vào xem làm cho website trở nên vô dụng. Theo thống kê hiện nay có hơn 40 triệu website với hơn 8 tỷ trang web.

Hỗ trợ khách hàng

Nếu doanh nghiệp làm tốt khâu chất lượng website và marketing thì điều còn lại là chất lượng dịch vụ hỗ trợ người xem (khách hàng), tốc độ phục vụ trả lời email, xử lý đơn hàng, cung cấp thông tin theo yêu cầu của từng người ...

Tính hấp dẫn người xem

Nếu người xem chỉ xem một lần rồi không bao giời vào xem nữa thì website của doanh nghiệp cũng thực sự không mang lại lợi ích nhiều. Do đó, trên website của doanh nghiệp cần phải có những thông tin đầy đủ, bổ ích, cập nhật ...đáp ứng đúng nhu cầu của người xem. Vì là website của doanh nghiệp nên đa số chỉ có mục đích trưng bầy thông tin, hình ảnh sản phẩm, giới thiệu dịch vụ, thông tin về doanh nghiệp chứ không có nhiều thông tin mang tính thời sự. Song đối tượng người xem cũng chỉ là những ai đã có chủ ý tìm thông tin về sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp hay có nhu cầu về dịch vụ của doanh nghiệp vì thế thông tin phải chính xác, đầy đủ, có tình hệ thống. Ngoài ra có thể bổ sung thông tin có liên quan để thu hút người xem chăng hạn một doanh nghiệp bán mobile thì nên có phần giới thiệu các mẫu mã mobile sắp có, cao cấp, thông dụng, so sánh giá cả tính năng, dịch vụ tải phần mềm, hướng dẫn cài đặt nhạc chuông, hình nền ...

5. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần có website

Đến nay có xấp xỉ 300 triệu người truy cập internet trên Thế Giới số lượng này không ngừng được tăng lên việc tiếp cận dù chỉ 1% nhóm khách hàng này cũng đã là một thành công của doanh nghiệp. Hơn nữa ngoài ra ngày nay website còn được truy cập qua nhiều các thiết bị số khác nhau thập chí là qua cả tủ lạnh.

Bên dưới là một số loại hình doanh nghiệp nên có website.

1.  Doanh nghiệp có khách hàng hay đang tìm khách hàng ở nước ngoài: doanh nghiệp sản xuất hàng hóa để xuất khẩu như đồ may mặc, thủ công mỹ nghệ, da giầy

2.  Doanh nghiệp cần cung cấp thông tinchi tiết, thông tin mang tính cập nhật cho khách hàng ở những địa bàn lớn ví dụ như công ty dịch vụ tư vấn, địa ốc, việc làm, phân phối sản phẩm, báo chí, truyển hình ...

3.  Doanh nghiệp cần thường xuyên giớithiệu mình, sản phẩm dịch vụ đến với đối tượng khách hàng trọng một hay nhiều địa bàn rộng như các công ty sản xuất hàng tiêu dùng trong nước, các đơn vị kinh doanh giải trí (phim, băng đĩa …), ăn uống, thư giãn, nhà hàng, khách sạn ...

4.  Ngoài ra, các doanh nghiệp có tiếngtăm trong ngành thì cũng rất nên có website để khẳng định tính chuyện nghiệp và tiên phong của mình.

5.  Đương nhiên các doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực CNTT thì chắc chắn phải có website vì đây là “lãnh địa” của họ nếu không thì có vẻ “mâu thuẫn” với khả năng.

Doanh nghiệp của bạn không nằm trong những loại hình doanh nghiệp trên thì có thể đây chưa phải là lúc bạn nghĩ đến việc xây dựng website. Với những doanh nghiệp như trên thì website sẽ giúp:

a.  Cung cấp thông tin nhanh chóng, dễ cập nhật để phục vụ tốt các đối tượng khách hàng.

Khối lượng thông tin cung cấp không hạn chế như quảng cáo trên báo đài. Quảng bá ở thị trường toàn cầu (báo chí trong nước không làm được việc này) Thông tin luôn sẵn sàng có trên website và có thể được xem bất kỳ lúc nào, tìm kiếm dễ dàng. Tiết kiệm thời gian và chi phí quảng cáo (giá xây dựng và duy trì một website rẻ hơn rất nhiều so với quảng cáo trên báo chi, truyền hình, truyền thanh, nội dung lại không giới hạn)

b.  Thông tin dễ dàng thay đổi mà không phải in lại như brochure, catalogue, danh thiếp ...

c.  Tương tác với đối tượng khách hàng (hộ trợ, tư vấn, đặt hàng ...)

d.  Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng (siêu thị điện tử), nhân sự.

e.  Làm tăng tính chuyên nghiệp củadoanh nghiệp thời đại kỹ thuật số trên danh thiếp của doanh nghiệp lại không có địa chỉ website thì chắc chắn phải là doanh nghiệp nhỏ.

f.  Rút lại khoảng cách giữa doanh nghiệp nhỏ và lớn với một website được làm chuyên nghiệp thì không ai biết đây là doanh nghiệp lớn hay nhỏ.