Khó Khăn Trong Quản Lý Thông Tin - Rủi Ro Thông Tin

nternet là một xa lộ thông tin toàn cầu cho nên việc quản lý được lượng thông tin trên mạng là điều cực kỳ khó khăn.  Bất kỳ một cá nhân nào điều có thể dễ dàng thiết lập được một địa chỉ trên mạng. Do vậy một vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là liệu các thông tin được đảm bảo đến đâu, liệu các thông tin do các công ty bên đối tác cung cấp có chính xác trung thực hay là gian dối nhằm mục đích lừa đảo. Trong thương mại truyền thống, có thể xác minh khả năng tài chính và các hoạt động kinh doanh của bên đối tác. Tuy nhiên, trong môi trường thương mại điện tử, điều đó không hề dễ dàng.

Hơn thế nữa, không chỉ là khó khăn trong việc quản lý thông tin trên mạng, mà ngay cả việc quản lý hệ thống thông tin liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp cũng còn gặp nhiều khó khăn. Thực hiện thương mại điện tử không chỉ đơn thuần là một dự án công nghệ. Nó thay đổi các thủ tục và các hoạt động hiện thời của doanh nghiệp, và thường đòi hỏi những thay đổi lớn về mặt tổ chức. Kèm theo những thay đổi về cơ cấu tổ chức là những thay đổi trong cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc của doanh nghiêp. Một trong những thách thức lớn nhất cho các công ty khi thực hiện thương mại điện tử là quản lý những thay đổi về tổ chức này.

Trong nhiều trường hợp, các thay đổi lớn về tổ chức diễn ra xung quanh việc xử lý thông tin liên lạc. Ví dụ, khả năng liên lạc toàn diện cần trở thành một phần cơ bản trong cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Nó có thể đơn giản là thư điện tử, hoặc một ứng dụng khách hàng / máy chủ đặc biệt. Cơ sở hạ tầng truyền thông, sự phát triển và khuyến khích thói quen sử dụng nó là điều cơ bản để đảm bảo tính linh hoạt tổ chức, khả năng đáp ứng nhanh chóng các thay đổi và nắm bắt các cơ hội mới.

Khi một doanh nghiệp đổi mới cơ sở hạ tầng để tăng cường trao đổi thông tin thì doanh nghiệp đó cần  tìm cách thay thế cơ sở hạ tầng song song bằng một cơ sở hạ tầng chia sẻ chung. Ví dụ, không nên giữ hai hệ thống tách biệt về phục vụ khách hàng, một trả lời qua điện thoại và một qua mạng, mà cần chuyển hai hệ thống đó vào một trạm dữ liệu chung. Điều quan trọng hơn là tìm cách kết nối các hệ thống phòng ban khác biệt với nhau. Thông tin liên lạc với khách hàng có thể được thu nhập từ rất nhiều nguồn (như mua bán, hỗ trợ, tiếp thị, thiết kế web...), nhưng nó cần được đưa cho những người thích hợp, như các nhà thiết kế sản phẩm, các kĩ sư, và như thế việc chia sẻ thông tin cần được hoàn thiện càng sớm càng tốt.

Bên cạnh cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc còn có nhu cầu quản lý tri thức do thông tin tạo nên. Đây không phải là điều gì mới lạ. Tuy nhiên, số lượng thông tin tăng lên và sự chia sẻ thông tin làm cho việc quản lý tri thức ngày càng quan trọng hơn. Không có nó, các công ty và nhân viên sẽ không thể tìm và tận dụng các cơ hội, hoặc có thể bị ngợp trong một núi thông tin mà họ không thể xử lý. Đây chính là một điểm khác biệt khá lớn giữa thương mại truyền thống và thương mại điện tử