12 xu hướng tổ chức sự kiện không thể bỏ qua

Tìm kiếm và quan sát nhất cử nhất động những diễn biến cũng như hoạt động diễn ra trong ngành tổ chức sự kiện luôn là nhiệm vụ hàng đầu mà web đặt ra. Công nghệ thông tin phát triển nhanh đến chóng mặt và ngành tổ chức sự kiện cũng như cuốn theo với cái guồng phát triển ấy để ngày càng phát triển và mang đến nhiều tiện ích hơn.

Xu hướng tổ chức sự kiện 2013 mang đậm chất công nghệ và có vẻ như cập nhật xu hướng sự kiện ở những tháng cuối năm là một việc mà theo bạn là khá trễ nãi. Nhưng như tôi đã đề cập rồi đấy, chúng ta không thể biết được công nghệ đi đến đâu và cả xu hướng về sự kiện cũng thế đấy bạn ạ!

Xu hướng chú trọng đến công nghệ

Tận dụng smartphone thông minh hơn

Theo một thực tế khi mà các hãng công nghệ chạy đua nhau về cấu hình phần cứng cũng như sự phát triển vũ bão của lĩnh vực phần mềm, smartphone đang ngày càng giúp ích được nhiều hơn cho chúng ta. Bạn hãy cứ chờ xem, năm tới và tương lai không xa chúng ta lại sẽ tiếp tục chứng kiến sự gia tăng tiện ích mà smartphone mang lại. Các ứng dụng điện thoại đang được sử dụng rộng rãi tại các hội nghị như cổng thông tin, thông tin về gian hàng, thông tin về các cuộc thi và nhiều hơn nữa. Bên cạnh đó smartphone còn giúp chúng ta tiếp cận dễ dàng hơn với mạng xã hội, đơn cử là Twitter.

Trung tâm di động

Sự gia tăng của công nghệ không dây và điện thoại di động sẽ tiếp tục ảnh hưởng đến cách tổ chức hội nghị và sự kiện theo nhiều cách. Giờ đây những người tổ chức sự kiện có đủ khả năng để tạo ra một trung tâm công nghệ thông tin nằm trong sự kiện của họ, do đó các đại biểu có thể tiến hành kinh doanh, hội họp từ xa, dự những buổi họp qua hình thức truyền trực tiếp từ blog, hoặc đơn giản là để kết nối với những đại biểu khác. Những trung tâm thông tin này chắc chắn sẽ trở thành một bổ sung đáng giá phải có cho sự kiện của bạn.

Trong năm 2013, chúng ta cũng sẽ chứng kiến sự xuất hiện một cách rầm rộ hơn của những “chiếc ghế di động”, được xem như là một không gian làm việc có thể di chuyển với bề mặt làm việc có thể điều chỉnh và lưu trữ dữ liệu. Những chiếc ghế đó sẽ thúc đẩy cách thức giảng dạy tương tác trôi chảy cũng như năng động linh hoạt hơn.

Bùng nổ với truyền thông xã hội

Việc truyền thông xã hội lên ngôi không phải là một điều quá bất ngờ nhưng để vận dụng nó một cách hiệu quả thì không phải ai cũng có thể đảm đương được. Tuy nhiên 2012 dường như chỉ là một bước khởi đầu, năm sau truyền thông xã hội sẽ lại tiếp tục giữ một vai trò quan trọng hơn nữa trong giao tiếp kinh doanh và tổ chức event là một nền tảng hoàn hảo.

Chúng ta sẽ được chứng kiến tweeting nhiều hơn nữa từ các hội nghị, bao gồm cả nguồn cấp của người chủ tweet được hiển thị trong các bài phát biểu cũng như thuyết trình. Nhận được thông tin viết blog nhiều hơn từ các đại biểu và công ty. Không chỉ có vậy, những nhà cải cách sự kiện sẽ sử dụng những công cụ truyền thông xã hội với mục đích tiếp thị - trước, trong khi sự kiện diễn ra và cuối cùng là viết bài cho sự kiện.

Sự kiện lai

Đôi khi thêm chút yếu tố trực tuyến vào sự kiện sẽ cho phép những thành viên không thể tham gia sự kiện ngay tại đó có thể nắm rõ thông tin và bên cạnh đó giúp những nhà tổ chức triển lãm có thể dễ dàng giao tiếp, tiếp thị sự kiện của mình đến với khán giả. Tuy nhiên ở một mặt khác, yếu tố trực tuyến hoàn toàn lại không thích hợp cho những cuộc gặp mặt giao hữu thông qua cái bắt tay, gặp trực tiếp hay những sự kiện mang tính xã hội cao.

Và đó cũng chính là lí do vì sao chúng ta cần trông đợi vào sự kiện lai:

Người tham gia sẽ ghi âm lời chào ngắn và sau đó lời chào đó sẽ được hiển thị bằng văn bản trực tuyến từ 1 ki-ốt. Bên cạnh đó người tham dự sẽ chat hình ảnh giữa người diễn thuyết, những nhà tổ chức triển lãm, khán giả tại triển lãm cũng như những người tham gia trực tuyến khác.

Người diễn thuyết sẽ xuất hiện qua hình thức truyền trực tiếp và trả lời khán giả online trong thời gian thực, bên cạnh đó sẽ có nhân viên trực tuyến giúp những nhà tổ chức triển lãm giám sát thành viên tham gia sau sự kiện. Cũng đừng quên đặt những màn hình hiển thị các hoạt động diễn ra trên website sự kiện cũng như các trang mạng xã hội trong sự kiện thực.

Xu hướng dịch vụ ăn uống

Menu thân thiện với môi trường

Khi trào lưu xanh ngày càng phát triển, xu hướng sự kiện năm tới sẽ là những sự kiện có tính thân thiện với môi trường hơn bao giờ hết. Và menu thân thiện môi trường sẽ trở thành một cách sáng tạo để thúc đẩy thông điệp xanh mà sự kiện muốn nhắc đến. Tận dụng những nhà sản xuất từ địa phương cũng như những nguồn cung cấp tại địa phương đó và bảo đảm chất lượng phục vụ đến từ quá trình sản xuất từ những nguồn cung đó.

Bên cạnh đó chúng ta sẽ chứng kiến những hội nghị, sự kiện xử lí chất thải hiệu quả hơn, ví dụ tổ chức một tổ chức từ thiện để thu thập thức ăn thừa.

Bàn bánh kẹo – Lolly Bars

Đến với những món tráng miệng ngon tuyệt và những bàn chỉ toàn món tráng miệng mê ly, lolly bar chắc chắn không thể thiếu cho sự kiện của bạn trong tương lai gần. Hội nghị năm tới sẽ là một năm hoành tráng với những khu vực chuyên biệt cho đa dạng các thể loại từ sô cô la, kẹo ngọt và đương nhiên là cả thức ăn nhẹ nữa.

Lolly Bar đã trở thành một góc cách điệu món tráng miệng đơn giản nhưng đẹp với những điểm nhấn nhá trong cách bố trí sắp xếp.

Ý tưởng nền cho sự kiện

Sự kiện chú trọng cá nhân

Hội nghị doanh nghiệp theo lối truyền thống xa cách có lẽ đã đi vào dĩ vãng, các nhà tổ chức bây giờ đây làm việc vô cùng chăm chỉ để tạo nên một môi trường thân mật và mang tính cá nhân cao. Có thể nói các doanh nghiệp và tổ chức đang ngày càng tùy biến sự kiện của họ sao cho mở rộng hết mức có thể về sự hiểu biết thương hiệu cũng như hình ảnh của họ trong lòng khán giả.

Thảo luận sôi nổi hơn

Sự kiện mang tính dân chủ hơn và theo tôi nghĩ nó có hơi hướng phong cách giảng dạy của trường học, để có thể hiểu rõ hơn các bạn có thể tham khảo về format TED. Những sự kiện như thế đang dần thay thế những người diễn thuyết làm sao cho họ có thể hòa mình vào thành một phần của khán giả, thân thiện và gần gũi hơn. Một cuộc thảo luận, sự kiện chuyên đề, các cuộc tranh luận có tính tương tác với khán giả đều là những sự kiện nằm trong thể loại này.

Chương trình thực tế   

Một ý tưởng mang tính hiện tượng hấp dẫn lấy cảm hứng từ những chương trình thực tế, chẳng hạn Grand Designs và Masterchef sẽ vẫn nổi tiếng trong nhiều năm tới. Bản thân format chương trình tham khảo và đánh bật lên văn hóa phổ biến, mang tính giải trí và liên quan đến các thành phần tham dự. Ngay cả những sự kiện của công ty cũng đang thay đổi theo hướng sự kiện này chứ không chỉ toàn là những sự kiện về lối sống mới cần.

Tổ chức sự kiện xanh

Chúng tôi đã có dịp trải nghiệm cảm giác sự kiện xanh theo một hướng vô cùng toàn diện và bạn biết không, đây là một thể loại mà chúng ta không thể nào bỏ qua. Cho dù triết lý kinh doanh trong việc tổ chức sự kiện xanh là mở rộng kinh doanh, hay đơn thuần là làm xanh hình ảnh của doanh nghiệp, nhiều công ty đang phải đảm bảo rằng sự kiện của họ luôn luôn gắn liền hình ảnh thân thiện với môi trường.

Sự kiện xanh gắn liền bao gồm trong việc phục vụ, giảm thiểu lãng phí, sự dụng năng lượng một cách hiệu quả. Sử dụng các thiết bị tirn2h chiếu để giảm thiểu lượng giấy lãng phí, tất cả tài liệu sẽ được truyền đi thông qua mạng và thiết bị lưu trữ di động. Có lẽ chúng ta sẽ được chứng kiến những hội nghị không cần sử dụng giấy trong tương lai.

Cách thức kết nối mới

Các nhà tổ chức sự kiện luôn muốn đại biểu của họ truyền đạt được nhiều thứ nhất có thể từ sự kiện đó, vì thế trộn lẫn không gian, cách tổ chức một chút cũng chính là xu hướng đang được nhiều nhà tổ chức sự kiện lựa chọn. Hãy tưởng tượng như thế này nhé, các nhà tổ chức sự kiện sẽ kéo dài khoảng nghỉ trưa, thêm khu vực phòng chờ nhầm trộn lẫn các khách mời và cho phép các nhà diễn thuyết làm công việc của mình trong một không gian được xây dựng có chủ đích – ví như một buổi tư vấn giữa 1 người với 1 người, hay dàn trải nhân lực để mọi người - khách mời và cả nhà diễn thuyết - có thể thảo luận cùng nhau và cũng không quên đến sự xuất hiện của các vị khách online.

Chắc các bạn vẫn còn nhớ đến xu hướng đặt các màn hình thể hiện hoạt động đang diễn ra trên website và các trang mạng xã hội, những màn hình đó sẽ được tiếp tục tận dụng thay vì chỉ sử dụng màn hình tại trung tâm của sự kiện. Điều đó cho phép khách hàng có thể tự do đi lại khám phá sự kiện của bạn mà không bỏ lỡ bất kỳ câu chữ nào của người diễn thuyết.

Team building và Sales xung quanh các trò chơi tương tác

Để bảo đảm đầu tư mang về lợi nhuận, các công ty sẽ chú trọng hơn vào việc tạo ra doanh số bán hàng vì thế chúng ta sẽ được chứng kiến nhiều sự kiện xây dựng theo phong cách đội nhóm - team building - hay những sự kiện mà hoạt động của nó mang tính kích thích cao nhằm thu hút khách hàng tham gia. Một trong những cách thú vị để đạt được điều đó chính là mang đến những trò chơi cổ điển - ai cũng có thể chơi - như Pac Man, Connect 4 hay cho khách hàng thử tài vẽ graffiti ảo. Đó không chỉ là một cách đơn giản để kết nối thông điệp của bạn, mà còn là một cách tuyệt vời để khuyến khích cả một hội trường tập hợp những người xa lạ để tranh tài, kết nối với nhau, để lại sự kiện của bạn sự hài lòng và chính họ sẽ là những người lan truyền về sự kiện của bạn hiệu quả nhất.

Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đang bắt đầu chú trọng hơn và tận dụng thiết bị công nghệ để hỗ trợ cho sự kiện của họ theo hướng hiện đại, có tính liên quan, giải trí cao và đầy đủ thông tin nhất.

Như một thực tế các nhà tổ chức sự kiện luôn phải làm việc một cách cật lực nhằm thu hút lượng đông đảo khán giả tiềm năng của họ, một hội nghị được tổ chức quy chuẩn nhưng nổi bật và những sự kiện ăn theo sẽ đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cách họ kết nối, chia sẻ, giảng dạy và học hỏi từ thị trường mục tiêu của họ.