File scan là gì? Hướng dẫn cách scan giấy tờ, tài liệu đơn giản

File scan là file được tạo ra thông quá trình scan (quét) một tài liệu, văn bản, hình ảnh bản cứng trên giấy bằng máy scan (máy quét) để chuyển nó thành một bản mềm (dữ liệu) dùng để lưu trữ trên thiết bị máy tính, điện thoại hoặc gửi cho người khác. Quá trình scan nhằm tạo ra bản sao chính xác của tài liệu gốc trong định dạng điện tử. Việc scan file được thực hiện bằng máy scan chuyên dụng, máy photocopy có chức năng scan hoặc có thể là ứng dụng scan trên smartphone.

Bản scan có nhiều công dụng trong việc quản lý, chia sẻ và xử lý tài liệu dễ dàng hơn, sau đây là một số công dụng quan trọng của bản scan:

Bản scan cho phép bạn lưu trữ tài liệu giấy dưới dạng điện tử, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng bảo quản tài liệu, dễ tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị mất.

Khi lưu trữ file scan và có cài đặt mã truy cập giúp bảo mật nội dung quan trọng, giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh sau khi được quét sẽ được lưu trữ dưới định dạng tài liệu PDF kèm theo chữ ký số đảm bảo tính bảo mật tối đa.

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu scan qua email, trang web, hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây, giúp tăng cường khả năng làm việc nhóm và truyền tải thông tin.

Bản scan cũng có thể được in ấn lại để tạo ra bản giấy mới mà không cần phải giữ nguyên tài liệu gốc.

Việc chuyển đổi tài liệu từ bản cứng sang các tệp tin trong máy tính giúp việc sắp xếp thông tin trở nên dễ dàng, tiện lợi và hiện đại hơn. Người dùng có thể truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại văn phòng công ty.

Dựa vào tài liệu scan thì file scan có thể được chia thành 2 loại chính là scan văn bản và scan hình ảnh.

Quá trình scan văn bản bao gồm việc sử dụng thiết bị quét để chụp thông tin từ giấy tờ và các loại thẻ, sau đó chuyển đổi thành file mềm. Scan văn bản thường thấy gồm: scan hợp đồng, scan các giấy tờ cá nhân như thẻ căn cước, chứng minh thư, hộ khẩu, học bạ và nhiều loại tài liệu khác.

Scan ảnh là quá trình sử dụng thiết bị quét để chụp hình ảnh từ các nguồn như ảnh giấy, bức tranh hoặc các tài liệu hình ảnh khác, sau đó chuyển đổi chúng thành file mềm. Có thể lưu dưới dạng hình ảnh hoặc tệp PDF tùy theo mong muốn.

Dưới đây là một bảng so sánh sự khác nhau giữa việc quét (scan) và chụp ảnh:

Sau đây là hướng dẫn cơ bản để quét giấy tờ bằng máy scan:

Bước 1: Chuẩn bị máy scan và phần mềm Adobe Acrobat để chuyển các nội dung cần scan sang dạng tài liệu đọc được.

Bước 2: Đặt tài liệu vào máy Scan.

Sau khi kết nối máy scan và máy tính hãy mở nắp máy scan lên sau đó đặt tài liệu mà bạn muốn quét lên bề mặt kính hoặc vào khay scan theo hướng đúng (úp bề mặt tài liệu, hình ảnh cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính)

Bước 4: Cấu hình thiết lập quét trên phần mềm scan

• Trong phần mềm điều khiển máy scan, bạn có thể cấu hình các thiết lập quét như độ phân giải, màu sắc, độ tương phản, và kích thước giấy.

• Sau khi cài đặt xong hãy nhấn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.

• Sau khi tài liệu đã được scan xong, phần mềm scan sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để bạn điều chỉnh thêm, như có thể tùy chọn điều chỉnh như thay đổi hướng hình ảnh.

• Khi lưu tài liệu, hãy chú ý đến định dạng file bạn chọn. Bạn có thể lựa chọn giữa các định dạng khác nhau hoặc sử dụng định dạng mặc định.

Bước 5: Chỉnh sửa tài liệu 

Khi scan tài liệu xong bạn có thể sử dụng phần mềm như Adobe Acrobat để chuyển đổi tệp thành định dạng PDF hoặc ghép chúng thành một tài liệu nhiều trang. Bên cạnh đó bạn cũng có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.

Ngoài máy tính và máy scan chuyên dụng, bạn có thể dùng điện thoại của mình để scan, hãy tham khảo hướng dẫn cách scan trên điện thoại ngay sau đây.

Để scan tài liệu trên iPhone, bạn chỉ cần làm theo 5 bước sau:

• Mở ứng dụng Notes và tạo note mới.
• Nhấn vào biểu tượng máy ảnh và chọn "Scan Document".
• Di chuyển điện thoại cho đến khi tài liệu được khung trong khung hình.
• Nhấn nút chụp để scan và sau đó điều chỉnh các góc để khớp với tài liệu. Sau khi hoàn thành, nhấn "Keep Scan".
• Bạn có thể lưu tài liệu bằng cách nhấn "Save" hoặc tiếp tục quét tài liệu khác.

Hầu hết các điện thoại Android đều có ứng dụng Google Drive, sử dụng thông tin tài khoản Gmail của bạn. Google Drive cung cấp tính năng quét tài liệu dễ dàng theo các bước sau:

• Mở ứng dụng Google Drive.
• Chạm vào biểu tượng thêm (+) ở góc phải dưới màn hình và chọn "Scan".
• Chụp ảnh tài liệu bạn muốn quét. Sau đó, bạn có thể sử dụng biểu tượng cắt (crop) để cắt hình ảnh nếu cần, hoặc sử dụng biểu tượng hoàn lại (undo) nếu bạn muốn scan lại, hoặc chọn biểu tượng thêm (+) nếu bạn muốn quét tài liệu khác.
• Khi hoàn tất quét một trang, chạm vào biểu tượng tích để lưu tài liệu đã quét.